Was wäre, wenn alle Mitarbeitenden ihr volles Potential entfalten können? Wie würde unser Arbeitsalltag aussehen, wenn Führungskräfte nicht mehr alleine die Verantwortung für Entscheidungen tragen? Was würde es für das Arbeitsklima bedeuten, wenn alle ihre Kompetenzen und Talente sinnstiftend einbringen können?
Die gute Nachricht ist: All das ist möglich. Es gibt Prinzipien der Zusammenarbeit, die genau diese Art der Arbeit unterstützen. Die schlechte Nachricht: Das passiert nicht von alleine. Um solch ein Arbeitsumfeld zu schaffen, muss eine bewusste Entscheidung dafür getroffen und ein Prozess des Um-Lernens stattfinden.
Eine Möglichkeit für die Transformation eines Unternehmens oder Teams weg von hierarchischen Strukturen hin zu mehr Selbstorganisation ist die Einführung des rollenbasierten Arbeitens. Damit wird eine solide Grundlage für weitere Entwicklungsschritte gebildet. Doch beginnen wir von Anfang an…
Was ist rollenbasiertes Arbeiten?
Rollenbasiertes Arbeiten hat zum Ziel, ein flexibleres und dynamischeres Arbeitsumfeld zu gestalten, in welchem alle Mitarbeitenden ihr volles Potential entfalten können – gemäss ihren Stärken und Kompetenzen.
Der Unterschied zwischen Rolle und Stelle
Klassische Stellenbeschreibungen umfassen typischerweise recht klar vorgegebene Aufgabenbereiche und eine dahinterliegende Hierarchie. Bei einer Stelle im 100 Prozent Pensum soll die gesuchte Person ihre 100 Prozent genau durch die in der Stellenbeschreibung formulierten Tätigkeiten ausfüllen. Oder anders gesagt, die beschriebenen Aufgaben sollen alle durch ein und dieselbe Person umgesetzt werden. Überspitzt formuliert: Häufig wird eine eierlegende Wollmilchsau gesucht. Denn sind wir mal ehrlich: Wie häufig kommt es vor, dass genau der eine Wunschkandidat bzw. die eine Wunschkandidatin auch wirklich gefunden wird?
Rollen verfolgen einen flexibleren Ansatz: Eine Rolle definiert nicht nur Aufgaben, sondern vor allem den Zweck der Rolle sowie deren Verantwortlichkeiten und Entscheidungs-Spielraum. Während eine Stelle eine festgelegte Position in der Organisationsstruktur darstellt, ist eine Rolle flexibler und kann sich je nach Bedarf ändern. Es gibt unterschiedlich umfangreiche Rollen, wodurch eine Person meistens mehrere Rollen übernehmen kann. Diese können sich zum Beispiel an den Anforderungen des Projekts oder der aktuellen Unternehmenssituation orientieren und sind unabhängig von der Positionierung in der Hierarchie. Mit rollenbasiertem Arbeiten kann daher deutlich schneller und flexibler auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagiert werden.
Bei der Arbeit mit Rollen werden statt kompletten Stellen die einzelnen wertschöpfenden Rollen beschrieben. Diese werden von den Mitarbeitenden je nach vorhandenen Kompetenzen und Vorlieben ausgewählt. Verlässt jemand irgendwann das Team, wird nicht zwingend eine neue Person gesucht, sondern die Rollen dieser Person werden ausgeschrieben. Dabei kann es auch zu einem Rollen-Tausch innerhalb des Teams kommen.
Die Skizze veranschaulicht, dass ein- und dieselbe Person nur selten die Wunsch-Stellenbeschreibung erfüllt – es bleiben Potentiale ungenutzt. Beim rollenbasierten Arbeiten hingegen wird das gesamte individuelle Potential ausgeschöpft.
Was bewirken Rollen?
Die bereits beschriebene Flexibilität von Rollen ermöglicht es Unternehmen oder Teams, sich agiler und effizienter an Veränderungen anzupassen oder bestenfalls proaktiv zu handeln. Verantwortlichkeiten sind klar definiert, gleichzeitig können Rollen sehr kurzfristig adaptiert werden. So entsteht eine Dynamik, die die Zusammenarbeit und Kreativität im Team fördert. Mitarbeitende werden nicht durch starre Jobbeschreibungen eingeengt, sondern können sich entsprechend ihrer Fähigkeiten und Interessen in verschiedenen Rollen entfalten. Sie haben sozusagen „mehrere Hüte auf“. Dies wiederum führt zu einem verbesserten Ressourcenmanagement, da Mitarbeitende bei Bedarf auch Rollen aus unterschiedlichen Bereichen übernehmen können. So werden bisher starre Silos aufgebrochen und die Interdisziplinarität gefördert. Durch klare Rollen-Definitionen steigt ausserdem die Transparenz innerhalb des Unternehmens bzw. des Teams.
Bei unseren Kunden beobachten wir: Gelingt die nachhaltige Einführung von Rollen, führt diese zu einer gesteigerten Motivation, höherer Zufriedenheit und damit auch zu einer verbesserten Gesamtleistung des Teams.
Übrigens ist rollenbasiertes Arbeiten bestens geeignet, um es schrittweise einzuführen – mit Pilotteams starten und nach und nach in die weitere Organisation tragen.
Die Einführung von rollenbasiertem Arbeiten: Unsere Vorgehensweise
Unsere Kunden und Kundinnen, die sich auf den Weg Richtung Selbstorganisation machen, führen meist auch irgendwann Rollen ein. Wenn wir diesen Prozess begleiten dürfen, ist das unsere typisches Vorgehen:
- Sammlung der Rollen: Pro Team führen wir einen Workshop zur gemeinsamen Sammlung aller bestehenden Rollen durch. Dies bringt Klarheit über die Bandbreite an Tätigkeiten, welche zu sinnvollen Rollen gebündelt werden. Bei der Moderation des Workshops haben wir immer auch die Arbeitsabläufe auf dem Radar – nicht selten kommt es vor, dass grundlegende Prozesse noch einmal hinterfragt und überarbeitet werden. Als Nebeneffekt sozusagen 😉
- Ausformulierung der Rollen: Das Team hat zur Aufgabe, alle definierten Rolle innerhalb einer gewissen Zeit auszuformulieren. Hierfür erhält es von uns ein Template, sodass alle Rollen im gleichen Stil konkretisiert werden.
- Nominierung: In einem zweiten Workshop werden die ausformulierten Rollen aufgeteilt. Dies erfolgt in einem Nominierungs-Prozess, welchen wir nach dem Prinzip der offenen Wahl mit Konsent-Entscheid durchführen. Personen können sich selbst nominieren oder nominiert werden. Dieser Workshop bringt viel Transparenz über die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und birgt oft auch die ein oder andere Überraschung. Wir weisen während der Nominierung darauf hin, dass sich die Mitarbeitenden folgende zwei Fragen stellen sollen: «Habe ich die notwendigen Skills?» und «Habe ich richtig Lust auf diese Rolle?».
- Umsetzung in die Praxis: Nun gilt es auszuprobieren! Die Rollen werden in den Arbeitsalltag integriert.
Rollen sind eingeführt – und nun?
Ist das rollenbasierte Arbeiten erst einmal eingeführt, gilt es, Erfahrungen zu sammeln. Was funktioniert gut, was noch nicht? Welche Herausforderungen müssen bewältigt werden? Eine Transformation der Arbeitsweise verläuft nie ganz reibungslos – daher ist es wichtig, in Form von monatlichen «Am-System-Meetings» die aktuelle Situation zu reflektieren, Spannungen zu identifizieren und gemeinsam im Team Lösungen für Herausforderungen zu finden, zu adaptieren und natürlich Erfolge zu feiern. Mit der Zeit wird ein immer höherer Reifegrad erreicht. Oft führt dies dazu, dass aktuelle Strukturen gechallengt werden. Existiert z.B. noch eine klassische Hierarchie, könnte diese in Frage gestellt und andere Organisationsformen als Option diskutiert werden. Grundsätzlich ermöglicht das rollenbasierte Arbeiten auch darüber hinaus flexiblere und agilere Strukturen.
Unser Fazit: Die Zukunft gehört den Rollen
Die Einführung von rollenbasiertem Arbeiten ist für viele Unternehmen ein erster Schritt Richtung Selbstorganisation. Zentral hierbei ist die Orientierung an den individuellen Bedürfnissen, Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeitenden. Die Einführung kann schrittweise erfolgen und ist auch in einem hierarchisch strukturierten Unternehmen möglich.
Unternehmen, in welchen sich das rollenbasierte Arbeiten etabliert hat, berichten von zahlreichen Vorteilen:
- Mitarbeitende entfalten ihr volles Potential und bringen ihre individuellen Stärken ein.
- Mitarbeitende sind motivierter und zufriedener.
- Die Effizienz und Produktivität steigt.
- Verantwortlichkeiten sind klar und transparent geregelt. Entscheidungen werden dort getroffen, wo das Knowhow vorhanden ist.
- Positive Auswirkungen auf Kundenzufriedenheit.
- Steigerung der Arbeitgeber-Attraktivität durch modernes Image.
- Erhöhte Flexibilität und dadurch Fähigkeit, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen.
Für uns ist klar: Die Zukunft gehört den Rollen. Klassische Stellenbeschreibungen haben langfristig ausgedient.
Lust bekommen, rollenbasiertes Arbeiten auszuprobieren? Dann schreiben Sie uns!
