Viele Transformationen scheitern – oft fehlt eine dedizierte Einheit, die den Überblick hat, das Ziel fest im Blick behält, bei Auffälligkeiten rechtzeitig interveniert und die Fäden zusammenhält.
Das Transformation Office – Reisebegleiter auf dem Weg zum Polarstern
Transformationen sind komplex – um diese erfolgreich zu bewerkstelligen, reicht eine klassische Projektleitung nicht mehr aus. Es braucht einen Langzeit-Begleiter bzw. mehrere Begleiter/innen in Form eines Transformation Office. Der Auftrag an ein klassisches Projektteam ist mit einem konkreten Projektauftrag verbunden, der einen bestimmten Output zu einem definierten Termin erwartet.
Bei einem Transformation Office hingegen wird der Output permanent und in iterativen Schritten generiert. Das Ziel ist es, die Organisation zu «bewegen» und einen nachhaltigen Wandel herbeizuführen. Das Transformation Office fungiert als Enabler unterschiedlichster Anspruchsgruppen im Unternehmen und ist eine Institution, die es auch nach dem Launch von Produkten, Methoden usw. noch braucht. Die Aufgaben eines Transformation Office lassen sich in vier Haupt-Bereiche gliedern: Inspirieren, Initiieren, Moderieren und Kommunizieren.
Warum brauchen wir ein Transformation Office?
Nach der Entwicklung eines gemeinsamen Ziel- oder Zukunftsbilds (von uns auch gerne «Polarstern» genannt) empfehlen wir bei Transformationen so gut wie immer den Aufbau eines Transformation Office. Dieses setzt sich durch das Identifizieren und Initiieren von Projekten kontinuierlich dafür ein, dem Polarstern Schritt für Schritt näher zu kommen. Durch die Gründung eines Transformation Office wird sichergestellt, dass das Zielbild nicht nur eine theoretische Vision bleibt, sondern konkrete Aktionen ins Leben gerufen werden, um es auch tatsächlich zu erreichen.
Eine zentrale Aufgabe des Transformation Office ist es, Communities für spezifische Themen ins Leben zu rufen, z.B. People & Culture, Operational Excellence, Go-to-Market, Knowledge Management etc. In diesen Communities wird bewusst auch mit neuen Arbeitsformen experimentiert – so bietet sich auch die Chance, andere Teams zu inspirieren und «die Arbeitsweise der Zukunft» für die ganze Organisation zu finden. Das Transformation Office bzw. die Communities sollten weitestgehend losgelöst von den üblichen Strukturen und Prozessen agieren und als geschützter Raum mit Freiheiten zum Ausprobieren gelten. Dies kann z.B. unterstützt werden, indem innerhalb des Teams gemeinsame Regeln oder «Grundsätze der Zusammenarbeit» definiert werden (Für was stehen wir?, Wie wollen wir zusammenarbeiten?, etc.).
Nebst dem Initiieren von Projekten, dem Moderieren von Communities und dem Inspirieren durch neue Impulse ist das Transformation Office Ansprechpartner für alle Ebenen bei Fragen rund um die Transformation. Auch bei der Bewältigung von Herausforderungen im Laufe der Transformation, die nicht unbedingt vorhersehbar waren, unterstützt das Transformation Office. Zentral ist ausserdem der Support der transparenten internen Kommunikation: Das Transformation Office setzt sich für die «Sichtbarkeit» von Transformationsthemen ein, z.B. durch die Veröffentlichung von regelmässigen Status-Updates, dem Angebot neuer Impulse oder dem Hinterfragen von bestehenden Prozessen und dem Aufbrechen von Silos. Werden beispielsweise neue Prinzipien der Zusammenarbeit während einer Transformation definiert, achtet das Transformation Office auf die organisationsweite Berücksichtigung dieser Prinzipien – sowohl in der Kommunikation als auch in der täglichen Zusammenarbeit.
Ein diverses Team für eine nachhaltige Transformation
Sehr wichtig beim Aufbau des Transformation Office und dem Bilden der Communities ist es, möglichst diverse Teams aus freiwilligen, intrinsisch motivierten Mitarbeitenden zu gewinnen. Denn das Erreichen des Polarsterns hängt zu einem Grossteil davon ab, ob es uns gelingt, möglichst viele Menschen mit auf die Reise zu nehmen. Durch das Mitwirken von Personen mit unterschiedlichen Rollen, Kompetenzen und Hierarchien wird sichergestellt, dass bei den getroffenen Massnahmen möglichst viele Perspektiven von Anspruchsgruppen aus der ganzen Organisation berücksichtigt werden. Das Transformation Office fungiert dabei als Bindeglied zwischen den verschiedenen Anspruchsgruppen und hat einen Überblick über alle laufenden Projekte, die mit der Transformation in Zusammenhang stehen.
Damit das Team des Transformation Office zielführend agieren kann, ist die Unterstützung des Top Managements unabdingbar. Die Wichtigkeit des Transformation Office sollte von ganz oben betont werden. Optimalerweise engagiert sich die Geschäftsleitung selbst und ist Teil des Teams. Auch die Bereitstellung von ausreichend zeitlichen und finanziellen Ressourcen sollte von der Geschäftsleitung gefördert werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass die gute Vernetzung der Mitglieder bzw. Repräsentanten des Transformation Office mit der Geschäftsleitung wichtig für den Erfolg ist. Das Formulieren von jährlichen Zielen zum Erreichen des Zukunftsbilds zeigt das Commitment des Teams gegenüber dem Management, aber auch der gesamten Organisation.
„Win-win“ durch Transformation Office
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Rolle des Transformation Office bzw. deren Mitglieder als Reisebegleiter auf dem Weg zum Polarstern einen enormen Mehrwert bietet – sowohl für die Organisation als auch für die betroffenen Menschen. Es sorgt dafür, dass Transformationsthemen laufend aktuell bleiben und mit der notwendigen Wichtigkeit bedacht werden. Zudem fördert es die Transparenz und den Einbezug unterschiedlicher Interessensgruppen. Wir sind uns sicher, dass deutlich weniger Transformationen scheitern werden, wenn wir den Raum und die Kapazitäten für mehr gut aufgestellte Transformation Offices schaffen.
